第一章：为什么需要保护桌面文档

1.1文档与行政办公相辅相成
对于每个行政单位的公务人员而言，每天至少有50%的时间与各种材料、报告、规划文档打交道。这些文档资料是日常行政办公至关重要的数据和信息之一，容不得半点差错。虽然上下级的行文都通过OA等系统进行了管理和保存，但是我们还有大量正在进行的材料、素材、尚未正式成文的报告，这些文档占比更高，甚至超过90%，与已经成文流转在OA的制度、报告相比，而这90%与我们每个公务人员日常的工作息息相关。

每个人其实都会有自己的私人文档资料库：

√ 很多人都会习惯收集一些与自己本职岗位相关的资料，与本岗位相关的报告、专业相关的资料；

√ 有一些个人写的不成文的资料，或者很多的历史版本；

√ 正在做的，还没正式提交的报告资料和方案；

这些资料随时可能存在风险，影响公务人员的工作：

√ 不小心误删除了；

√ OFFICE崩溃了，文档损坏了；

√ 好不容易修改好，领导说上个版本更好，找不回来历史版本；

√ 机器坏了，优盘感染病毒了；

很多人都喜欢用优盘来给自己的重要文件做个备份，但是优盘感染病毒的故事经常发生，而且优盘丢失的情况也是有发生，更重要的是，IT管理员也不胜其烦，因为病毒经常骚扰整个办公网络，所以很多单位都考虑如何取消优盘的使用。

另外，在科室内部，大家也经常需要共享，而通过邮件、QQ、内部IM等工具，文件修改一次传输一次，对方修改后又传输回来继续修改，文档反复修改反复传输，造成一份协作文档多个版本，文档协作非常不方便。

因此，我们需要达成以下目标：

● 实现公务员的文档安全保护，保护以文档为载体的信息化资产，避免误删除、误修改、感染病毒、优盘丢失导致耽误工作，也需要考虑避免优盘当做共享介质，减少病毒隐患和风险。
● 推进科室内的办公资料共享,同一科室，同一岗位的专业资料、参考资料可以共享，提升共享协作效率。
综上，行政机关有必要减少一个公务员的办公文档保护和共享平台，实现安全的公务员桌面文档保护和备份，并且能使得集中存储的文档得到高效流转，能随时随地访问，简易的操作和使用，高效的科室内文档分享与协作。

第二章：解决方案：安全云盘为文档办公保驾护航

易享云是爱数针对解决以上问题而研发的产品，它是专为中小用户打造的安全云盘，它可以帮助用户方便的搭建一个统一的安全文档备份和分享平台。

2.1安全的文档存储和备份
● 2.1.1文档数据自动同步实时保护

     可以实现文件的实时备份保护，任何在同步目录下的文件修改即可实时同步备份，可以随时查看历史版本，不小心误删除后，可以通过云端回收站找回。

√. 历史版本：PC客户端操作的文件，系统全程记录文件的修改历史，用户可通过历史版本，找回所修改的文件内容。

√.云端回收站，支持误删除文件的回收，避免本地误操作，基于文档库的回收站分类，对于大规模企业文件而言，更加清晰。

2.2随时随地多终端访问
易享云可以支持PC客户端访问、网页访问、手机访问、Pad访问，并且文件的分类一致，无论在科室、在家、在出差路上，都能随时随地访问，轻轻松松就能分享。

图2.1：多终端访问

● 2.3.1触发下载与Windows体验

易享云采用触发下载机制，你看到了所有你有权限看的文件列表，但是文件是在云端，只有当你点击文档打开时才下载，这个创新可以实现在Windows资源管理器下面的操作与自动同步备份。易享云看到全部，使用少数，实时同步上传，按需触发下载，常用工作资料，批量下载。

图2.2 自动同步与Windows体验
标 1代表文档已经同步至本地; 2代表正在同步，3 代表在云端未同步至本地
● 2.3.2全文检索，快速找到想要的参考资料

      面对海量文档中心，全文检索是使用文档的基础，组织所有文档集中存储后，我们常常需要从海量数据中快速找到自己需要的文档，易享云全文检索是在服务器端搜索，能根据搜索词，将标题或内容有搜索词的基于自身权限范围内的文档全部可搜索到，搜索到即可打开查看。

● 2.3.3快速定位

有的时候，你知道有这样的文件，但是你却不记得他的位置，只记得模糊的文件名字。通过文件名关键词就可以快速定位易享云里面任何有访问的文档了。

第三章：方案设计

3.1方案架构设计

根据用户的整体数据大小及用户规模，推荐构建基于安全文档共享协作解决方案，可以随时随地访问，实现文档的分享与协作。拓扑图如下：

1．易享云：负责实现智能存储中心的安全存储、文档共享与协作、数据保护。

2．访问方式：易享云支持PC客户端访问、网页访问、移动客户端多种访问方式灵活访问，只需在PC、手机、Pad下载易享云客户端，即可访问，并且支持网页访问形式，无需下载客户端即可快速访问。

3.系统规划：根据企业组织架构梳理用户体系及文档组织分类，可灵活配置权限体系以及存储空间，优化文档共享协作效率。